皆様こんにちは。Tamagoです。
今回はビジネスパーソンの重要な能力であるタスク管理についてご紹介いたします。
仕事ができる。仕事ができない。の重要な指標となるタスク管理ですが、しっかりと管理できる人は以外と少なく、タスク管理ができるだけで仕事ができる側に位置付けられるほど重要な能力となります。
しかしながら、大多数の人間は大事なポイントを理解できておらず、
期日に間に合わない。緊急な依頼が入ってしまったからできない。重要度が低いタスクを忘れるなど「仕事ができない」側のミスをします。
ビジネスパーソンとして基本であり、人からできる、できないの判断をされやすい「タスク管理」をきっちりするためのポイントをご紹介します。
3分ルール
３分ルールとは、3分で終わるタスクはその場で終わすということです。かなり重要です。
レスが遅い人は仕事ができないと似ていますが、メールの返信などは、文章量に限らず、3分あれば終わりすよね。
これを、メモして、ファイルを開いて、タスク表に記載するだけで３分程度はかかります。
同じ時間で終わるタスクは、その場で終わらす。これが大事です。
すべて書き出す
ここでは３分以上の作業すべてをタスクとします。例えば、上司に報告する。資料のチェック。デイリータスクの作成などルーティンタスクや重要度に低いタスクもすべて書き出します。
管理表に加える、加えない、その線引きも難しく、その都度考える時間も勿体ないです。
3分以上かかる作業はすべてタスク表に書き出します。
デイリータスクに落とし込む
一日のスケジュールを組み立てるということです。
何をするというだけでなく、30分単位でスケジュール作ります。イレギュラーな業務が入ることもありますが、予定通り進めるためには、どうすればよいか？イレギュラーな依頼が来ることを想定した時間配分などを考えなら作成します。結果、余裕を持ったスケジュール管理ができるようになります。
マイルストーンの設定
コンペ用の提案書、定例会資料など複数名で行う業務や複数日を要す業務については、必ずマイルストーンを設定しましょう。
例えば、提案書の骨子作成、データ作成、施策作成、提案書落とし込み、上司チェックバックなど大事なポイントに期日を設けて取り組むことで、どこかで遅延したり、想定以上に早く進んだりした場合にリスケジュールしやすくなります。
よくあるのが、提案書作成期日だけ決めていて、前日にまとめてやろうと思ったが、間に合わない。そして上司にキレられる的な。これは管理していないのと一緒です。
ボールを持たない
考えないといけないメールの返信、担当者に聞かないとわからないこと、担当者が不在などで、後で考えてからにしようと。自分でボールを持ったまま放置、結果、忘れるもしくは遅れる。
このような場合によく遭遇します。
問題なのは、ボールを持ったままの状態です。そこで後回しにすると忘れます。
正しい行動としては、一旦、わからないなら確認しますと返信する。誰かに聞かないとわからない内容だったら、担当者に「教えてほしい。」「○日○時お時間頂けますか？」
この行動時点で、もう自分にボールはありません。
レクチャーしてもらう候補日の返信を待つ。からです。
手元にボールを保持する時間を限りなく短くすることで、漏れ、忘れがなくなります。
そして、タスク量が減ります。
皆様いかがでしょうか。
以外できない人が多いタスク管理をきっちりすることで、差別化できる大事なポイントとなります。
是非、参考にしていただければ幸いです。
では良い一日を。
tamago
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